Räkenskapsåret närmar sig sitt slut, och det är dags att förbereda sig för årsbokslutet. För dig som företagare finns det en hel del att tänka på som kan spara både tid och pengar. Här går Formues Head of Accounting Malin Zöger igenom en checklista som kan stötta före och efter bokslutsdagen.
För dig som äger ett aktiebolag börjar det närma sig årsbokslut om bolaget har kalenderår som räkenskapsår – och det finns en hel del att tänka på inför upprättandet. Att skapa en lista som som du alltid kan utgå ifrån, år efter år, kan förenkla och förbereda det årligen återkommande årsbokslutsarbetet. Här delar vi med oss utav 15 frågor som kan justeras för att passa ditt bolag och ingå i din årliga checklista.
Vi rekommenderar att du redan innan räkenskapsåret är slut går igenom samtliga punkter för att se över vad du redan nu kan förbereda. Tar du hjälp av en redovisningskonsult, be den personen ta fram listan åt dig, där det tydligt framgår vem som gör vad och när.
Här kan du komma i kontakt med Formue Accounting
15 viktiga frågor och svar att se över inför årsbokslutet:
1. Har den som hanterar redovisningen rätt kompetens?
Det är en viktig fråga som är lätt att missa. Formue hjälper många bolag som har bytt verksamhet från att bedriva rörelsedrivande verksamhet till att enbart ligga i träda (vilande bolag). För trädabolag krävs helt andra kunskaper än för rörelsedrivande bolag. Planerar du att lägga bolaget i träda rekommenderar vi att man vidtar vissa åtgärder för att inte riskera att trädaperioden skjuts upp. Formue Accounting hanterar ett stort antal trädabolag och vet vad du som ägare behöver tänka på.
2. Har du en årsbokslutsmapp?
Uppfinn inte hjulet på nytt varje år. Skapa en strukturerad årsbokslutsmapp som kan användas som mall år efter år. Spara ner alla avstämningar med tillhörande underlag i denna bokslutsmapp. Inför nästa årsbokslut kopierar du sedan bara denna mapp och uppdaterar med nödvändiga underlag. Denna mapp kan du sedan dela med din revisor som framöver inte längre behöver be om alla underlag utan får allt samlat på ett smidigt sätt. Ytterligare en anledning till att skapa denna årsbokslutsmapp, är att det blir enkelt att lämna över redovisningen till en redovisningskonsult om du önskar det.
3. Uppfyller bolaget revisorskravet?
Om två av följande tre gränsvärden uppfylls under de två senaste räkenskapsåren, så behöver bolaget enligt lag anlita en revisor: över tre miljoner kronor i nettoomsättning, fler än tre anställda och mer än en halv miljoner kronor i balansomslutning. Det är såklart av stor vikt att man förhåller sig till dessa gränsvärden och anlitar en revisor i tid. Har verksamheten däremot skalats ner och inte längre uppfyller gränsvärdena, bör du ställa dig frågan om bolaget faktiskt behöver ha en revisor eller om det räcker med att anlita en skicklig redovisningskonsult som har god kunskap om bolagets verksamhet.
4. Behöver bolaget byta regelverk (K2/K3)?
Så snart ditt bolag klassas som större måste du byta från K2, vanligtvis till K3. Större företag är de som under två år uppfyller minst samma två av följande gränsvärden: omsättning som överstiger 80 miljoner kronor per år, balansomslutning som överstiger 40 miljoner kronor och ett medeltal på över 50 anställda. Det är möjligt att byta från K2 till K3 men inte tvärtom. För mindre bolag som ej behöver tillämpa K3 och inte har någon vinning på det, till exempel om det finns egenupparbetade immateriella tillgångar, rekommenderas i regel alltid K2-regelverket då det är ett enklare regelverk vilket minskar administrationen och därmed kostnaderna.
5. När önskar du att allt ska vara klart?
Våren är en hektisk period för både redovisningskonsulter och revisorer. Se till att alla parter är med på planen för när årsbokslut, årsredovisning och revision ska vara klart. Det är extra viktigt för dig som planerar att ta utdelning då den kan betalas ut först efter bolagsstämman. Det går såklart att hålla en extra stämma för att besluta om utdelning, men då kan du endast tillgodoräkna dig redan fastställt resultat och det kräver dessutom extra administration vilket innebär både tid och kostnader.
Malin Zöger, Head of Accounting på Formue
6. Har du koll på balansräkningen?
Gå igenom post för post och säkerställ att det finns underlag för alla poster samt spara ner dessa i årsbokslutsmappen (se punkt 2). Finns innehav i andra bolag behöver du ställa dig frågan om bokfört värde är rimligt eller om det finns nedskrivningsbehov. Finns inventarier i bolaget bör du se över vilka som eventuellt ska utrangeras. Åter igen, minskad tid för revisorn innebär färre fakturerade timmar gentemot dig.
7. Har du koll på resultaträkningen?
Gå även här igenom post för post. Är allt bokfört mot rätt konto? Behövs alla bokföringskonton eller kan du banta ner resultaträkningen? Syftet med rapporten är att den ska ge en tydlig översikt över resultatet under en specifik period. Det finns inga formella krav på kontoplanens utseende eller vilka konton den måste innehålla. Det är alltså upp till dig att avgöra hur kontoplanen ska se ut. Tips! Bokföringskonton som innehåller ej avdragsgilla kostnader och ej skattepliktiga intäkter, döp dessa konton till namnet följt av ej avdragsgilla och ej skattepliktiga. Det underlättar för den som upprättar skatteberäkningen.
8. Har du gått igenom alla förfallna kundfakturor?
Gå igenom alla förfallna kundfakturor, skicka påminnelser och gör eventuellt en avsättning för kundförluster. Under vissa förutsättningar kan man få tillbaka momsen för kundfordringar som man inte kommer få betalt för. Kommentera alla förfallna kundfakturor så slipper din revisor be dig att kommentera dessa.
9. Har du gått igenom alla förfallna leverantörsfakturor?
Försök i möjligaste mån att inte ha förfallna leverantörsskulder. Dessa ligger alltid till underlag för utökad granskning. Finns det outnyttjade kreditfakturor som du troligtvis inte kommer kunna kvitta mot framtida fakturor, be då leverantören att betala ut beloppet. Kommentera alla förfallna leverantörsfakturor av samma anledning som ovan.
10. Kan jag kasta papperskvitton och pappersfakturor när allt är bokfört om det finns digitalt lagrat?
Nej, tyvärr inte än. Det finns ett förslag på modernisering av bokföringslagen och det enda som återstår nu är att klubba igenom det. Till dess behöver du fortsätta att spara allt i originalform. Har du överfört verifikationerna till digital form är det tre år som gäller, annars sju år. Detta framgår av bokföringslagen.
11. Är alla intäkter och kostnader periodiserade till rätt sida av räkenskapsåret?
Det är definitivt en punkt din revisor kommer anmärka på om du inte gjort det rätt. Säkerställ att intäkter och kostnader hamnar på rätt sida av räkenskapsåret så slipper du riskera att riva upp bokslutet när du trodde att allt var klart.
12. Stämmer förvaltningsberättelsen och har du tagit med alla obligatoriska upplysningar?
Stämmer verksamhetsbeskrivningen från föregående år eller bör den uppdateras? Finns det några väsentliga händelser under året som bör tas upp? En del uppgifter är frivilliga medan andra är obligatoriska.
13. Äger du ett fåmansföretag och planerar att ta ut utdelning?
Äger du aktier i ett fåmansbolag ska du fylla i en K10- eller K12-blankett i din deklaration, beroende på om andelarna är kvalificerade eller inte. Om du planerar att tillämpa huvudregeln och tillgodoräkna dig löner i bolaget, behöver du som ägare säkerställa att du tagit ut tillräckligt med lön. Annars finns möjlighet att tillämpa schablonregeln (förenklingsregeln) där gränsbeloppet för lågbeskattad utdelning är 195 250 kr för 2023 och 204 325 kr för 2024. Detta hjälper vi på Formue gärna till med. Vi har spetskompetens inom redovisning och skatt med både redovisningskonsulter och skattejurister som har ett nära samarbete.
14. Har du anställda i bolaget?
Se över semesterdagar, friskvårdsbidrag och att du inte ger en julgåva som dina anställda behöver förmånsbeskattas för. Påminn gärna anställda om att utnyttja friskvårdsbidraget men håll det inom ramen för den skattefria delen (maximalt 5 000 kr inkl. moms för 2023). För att julgåvan ska vara skattefri får den inte överstiga 500 kr inkl. moms. När det kommer till semesterdagar rekommenderar jag att se över dessa i god tid innan semesteråret är slut. Detta för att kunna uppmana anställda till att ta ut sin ledighet men även för att du som arbetsgivare inte ska bygga upp en alltför stor semesterlöneskuld. Slutar en anställd med många sparade semesterdagar, kan det innebära en stor kostnad och utbetalning. Det är viktigt att du aldrig bryter mot semesterlagen och att du som arbetsgivare läser igenom avtalet där det framgår vad som gäller hos just er.
15. Äger bolaget en kapitalförsäkring eller en värdepappersdepå?
Gällande kapitalförsäkring behöver du först ta reda på om den är svensk eller utländsk. Det är nämligen olika hantering vad gäller avkastningsskatten. Inom svenska försäkringar sker en automatisk hantering vilket innebär att skatten beräknas och regleras inom ramen för försäkringen. För utländska försäkringar behöver skatten beräknas, bokföras och deklareras manuellt. Här ser vi många som tidigare trampat snett vilket kan leda till onödiga skattetillägg. Har man fondandelar i en värdepappersdepå betalas skatt dels på en årlig schablonintäkt, dels på kapitalvinst vid försäljning. Äger man aktier i kapitalplaceringssyfte (icke yrkesmässig verksamhet) och säljer dessa med förlust, får man endast utnyttja förlusten under vissa villkor.
Formue Accounting har spetskompetens när det kommer till bokföring kopplat till kapitalförvaltning. Vi har dessutom ett nära samarbete med våra förmögenhetsrådgivare och tillgång till alla rapporter för den förvaltning som finns hos Formue. Detta minskar administrationen för dig som kund och vi finns alltid tillgängliga som bollplank i alla frågor som gäller bolaget. Vid mer komplexa skattefrågor kopplar vi enkelt in våra skattejurister. Med allt samlat under ett tak kan vi på Formue erbjuda våra kunder rådgivning av högsta kvalitet.